10 funciones imprescindibles en el software de despacho

La creciente demanda de venta minorista en línea y entregas en el mismo día ha introducido a los vendedores en un mundo completamente nuevo de despacho. Los compradores en línea ahora exigen una velocidad sin precedentes en las entregas por poco o ningún costo adicional. Mientras que el 50% de los vendedores están ofreciendo los servicios deseados, el resto aún no está listo para ceder ante sus competidores. En consecuencia, los mercados difíciles y los desafíos han llevado a estos vendedores a hacer de la tecnología sus únicos propietarios. Así es como puede enfrentar estos desafíos con un software de despacho.

Bueno, la era de correr de aquí para allá por órdenes aparentemente ha llegado a su fin. En un intento por reducir el costo y el tiempo de entrega, las empresas ahora confían en sistemas de gestión de despacho. Esto significa que toda una fuerza laboral responsable de asignar trabajos, liquidar pagos, realizar llamadas, optimizar rutas y coordinar ahora ha sido reemplazada por un sistema de despacho automatizado. Así es como las empresas aprovechan el envío inteligente.

•  Optimización en tiempo real: El software de despacho se adapta a los pedidos o cancelaciones de última hora mediante la realineación de los recursos sin dejar un impacto significativo en las entregas finales. La optimización en tiempo real reduce las demoras, mejora los servicios y reaviva la fe del consumidor en el negocio. 

• Horarios precisos: Además de asignar la mano de obra adecuada para el trabajo correcto, el software utiliza datos almacenados o históricos para crear horarios precisos. Por ejemplo, descartar una ruta en particular debido a patrones de tráfico predictivos. Los cronogramas precisos minimizan los costos y los errores, aumentan la productividad y conducen a mejores negocios.

• Automatización completa: En lugar de contratar más empleados para la logística, se pueden crear más puestos de trabajo en los departamentos de gestión y desarrollo empresarial. La automatización completa minimiza los errores, reduce los costos, ahorra mano de obra y, lo que es más importante, ayuda en la diversificación del negocio.

• La satisfacción del cliente: La gestión eficiente de los despachos impulsa los despachos a tiempo y una excelente comunicación, lo que se traduce en entregas satisfactorias. Los clientes valoran la comunicación honesta, por lo tanto, siempre se agradece informar previamente a los clientes sobre los retrasos previstos. Las alertas en tiempo real, la prueba de entrega electrónica, un canal de comunicación bidireccional eficiente y los tableros inteligentes también mejoran la satisfacción del cliente.

Los 10 atributos principales de un software de despacho inteligente

Para que cualquier software califique para su negocio, es imperativo optimizar las necesidades de despacho en función de los requisitos de su negocio. Elegir un software inteligente que sea rentable y tenga la funcionalidad adecuada maximizará las ganancias y la satisfacción del cliente, los dos indicadores de rendimiento más importantes para cualquier industria. Aquí están algunas atributos a buscar en el software de despacho inteligente.

1. Programación automatizada

¿Cuándo llegará el pedido a sus clientes? ¿Ha sido empaquetado o enviado? ¿Cuál es la ventana de entrega? La programación automatizada determina qué agente debe visitar qué sitio del cliente a qué hora y con qué información/herramientas/paquetes. Al permitir la comunicación entre proveedores de servicios, agentes y clientes, el software de programación con la ayuda de mensajes automatizados ahorra miles de horas cada mes, lo que conduce a una mayor productividad. Un software de despacho inteligente fortalece el ciclo de entrega manteniendo a todos involucrados en el proceso de despacho bien informado y preparado. Además, la automatización completa ha minimizado la intervención humana, lo que significa que la fuerza laboral dedicada solo a la logística ahora puede ocuparse de las actividades gerenciales. Mejores roles superiores invitarán a más ideas que finalmente conducirán a la expansión del negocio. 

2. Despacho personalizado 

La disponibilidad del agente o conductor, el costo del conductor, el volumen del vehículo y la capacidad de peso, los requisitos de entrega, el tiempo estimado en el sitio, el tiempo de carga son algunos de los factores que deben tenerse en cuenta para el envío de mensajería. El software de despacho optimiza las entregas según el requisito comercial único. Por ejemplo, el mejor software de despacho de camiones personaliza las entregas según la disponibilidad, el volumen y la capacidad de peso del vehículo, lo que ahorrará tiempo y costos adicionales. La personalización conduce a negocios inteligentes. Agiliza los recursos correctos para un servicio en particular que aumenta la eficiencia, maximiza las ganancias y minimiza los errores. 

3. Optimización de rutas

Al elegir las rutas más rápidas y cortas para los agentes de campo, un software de despacho inteligente tiene como objetivo reducir los costos de entrega. El objetivo de cualquier empresa o proveedor de servicios es entregar más y en mucho menos tiempo. El sistema de despacho tiene en cuenta múltiples factores para calcular una ruta óptima para entregas más rápidas y flexibles. Para tiendas de comestibles y restaurantes, identificar las mismas ventanas de entrega es importante para reducir los costos generales. El software optimiza las rutas para que sus agentes satisfagan la demanda de servicios sin precedentes. Además de elegir las rutas más cortas, también utiliza datos almacenados o históricos para anticipar retrasos. Podría descartar ciertas rutas en función de los patrones de tráfico predictivos. 

4. Capacidades de integración

Para que cualquier entrega sea exitosa, es importante identificar y abordar los problemas relacionados con todos los departamentos involucrados en un ciclo de entrega. Por lo tanto, la sincronización de datos en tiempo real brinda a los despachadores y clientes visibilidad y control completos sobre el despacho de entrega. Las capacidades de integración del software de despacho determinan la eficiencia del despacho y el rendimiento de la entrega. El software debe interactuar bien con los sistemas internos para despacho óptimo. Los mayores proveedores de servicios de taxi a pedido, Uber y Ola, dependen en gran medida de la sincronización de datos en tiempo real. Los viajes solo se confirman después de conocer la ubicación del conductor o la disponibilidad del vehículo. Los principales minoristas y propietarios de restaurantes también utilizan el mismo software. 

5. Movilidad empresarial

Un software de gestión de despacho inteligente es compatible con todo tipo de dispositivos, lo que significa que los pedidos de despacho también se pueden realizar o aceptar a través de dispositivos móviles. Los pedidos sobre la marcha garantizan una mejor comunicación y resultados más rápidos, lo que aumenta la productividad y la eficiencia general. Sin duda, la movilidad excepcional hace que el proceso de entrega sea más simple, rentable y flexible. Las aplicaciones móviles como Uber han ganado prominencia por sus servicios sobre la marcha y sus paneles fáciles de usar.

6. Coordinación y Comunicación 

El despacho inteligente necesita una excelente comunicación y coordinación entre todos los departamentos en un ciclo de entrega. Cada equipo debe ser notificado sobre el conjunto de acciones anterior para dar el siguiente paso, por lo tanto, la falta de coordinación entre los despachadores, los agentes de campo y los clientes puede pesar mucho en las entregas finales. Los conductores deben conocer el lugar y la hora de la próxima descarga, el vehículo que se utilizará y los agentes deben conocer el lugar de entrega junto con el nombre del destinatario y los datos de contacto. Para una coordinación perfecta, es importante buscar el software de despacho que permita la comunicación móvil y en la aplicación junto con otros herramientas de seguimiento. 

Fuente de la imagen: Field Promax

7. Tablero inteligente

Para un despacho flexible, es importante que los empresarios y las industrias adopten sistemas que no sean demasiado complejos para sus empleados y clientes. Los tableros inteligentes son fáciles de usar y permiten una comunicación fluida. Las empresas necesitan una interfaz que muestre las entregas próximas y en curso. Los paneles inteligentes suelen tener tres interfaces, para el despachador, los agentes y los clientes, y las actividades de los tres se comunican entre sí. Esto mantiene a todos informados, minimiza el tiempo y el costo, aumenta la productividad y elimina las posibilidades de errores. Aplicaciones como Uber y Ola son ejemplos de excelentes tableros en los tres niveles. Los clientes pueden rastrear la ubicación del conductor y reservar viajes sobre la base de tarifas de viaje preestimadas, los conductores pueden ver la información del pasajero y las rutas más cortas y los gerentes tienen su propia interfaz para mantener la visibilidad en el conductores, vehículos y otros recursos. 

8. Alertas en tiempo real 

No importa qué tan estructurado esté su plan de entrega, ocurren excepciones y, por lo tanto, siempre debe haber suficiente espacio para tales contingencias. Una mayor visibilidad de los recursos disponibles ayuda a adaptarse a los cambios de última hora que garantizan las entregas a tiempo. Por eso, es importante buscar un sistema de despacho que ofrezca alertas en tiempo real y gran visibilidad. La disponibilidad de datos precisos ayuda a los despachadores a atender solicitudes, pedidos o cancelaciones de última hora, lo que conduce a un mejor desempeño del agente y satisfacción del cliente. 

9. Comprobante de entrega digital 

El comprobante de entrega electrónico ha eliminado la necesidad de firmas manuales y trámites in situ que consumen mucho tiempo. En la época de las entregas sin contacto, ePOD se ha convertido más en un mandato para los proveedores de servicios y es uno de los características más importantes del software de despacho inteligente. Mejora la visibilidad en tiempo real y el servicio in situ, mejora la satisfacción del cliente, mejora la precisión de la prueba de entrega, reduce el tiempo de comunicación y almacena datos para futuras mejoras.

10. Robustez y Agilidad 

Un sistema de despacho inteligente optimiza las entregas de despacho en función de los entornos comerciales cambiantes. Con un rápido aumento en las entregas en línea con el inicio de COVID-19, la necesidad de despacho también ha aumentado considerablemente. Los minoristas en línea están contratando más agentes, comprando más vehículos junto con otros recursos de entrega. Con esta expansión sin precedentes, la logística también se ha vuelto cada vez más compleja, lo que exige la necesidad de contar con un sistema de despacho inteligente. Los objetivos comerciales solo se pueden lograr si eligen el software de despacho que cumple con los requisitos actuales y al mismo tiempo se prepara para las necesidades futuras. Se debe tener en cuenta la expansión futura al elegir el software de despacho. 

La gestión de envíos se ha vuelto indispensable para las empresas a nivel mundial. Sin embargo, entendemos que elegir la tecnología adecuada no siempre es sencillo. Entonces, si es un principiante o si está experimentando una pérdida de negocios debido a servicios de entrega insatisfactorios, Tookán podría ser una solución integral para todas sus necesidades comerciales. Con las mejores características de su clase, como aplicaciones de servicio, extensiones, rastreador de flotas avanzado y un panel de despacho inteligente, Tookan ofrece un conjunto de herramientas completo para todas sus necesidades de gestión de entregas. Y aquí está la trampa. No cobra a sus clientes un solo centavo durante los primeros 14 días, lo que les da a las empresas la oportunidad de probar y decidir. Con la confianza de algunas de las mejores marcas hasta la fecha, estamos seguros de que Tookan cumplirá con sus compromisos de entrega. Regístrese ahora para la prueba gratuita de 14 días